Reglamento del Canal Ético
Capitulo I. Preámbulo y marco normativo
El prestigio, imagen y reputación de STYLEPACK (marca que engloba a las mercantiles (STYLEPACK SL, STYLEPACK MADRID SL, STYLEPACK CASTILLA LA MANCHA SL) son consecuencia directa y un fiel reflejo de su firme compromiso con la legalidad.
STYLEPACK actúa siempre respetando la normativa vigente en cada momento y en concordancia con su Código Ético, excluyendo todas las actuaciones que sean contrarias al mismo.
Para ello, STYLEPACK habilita para todos los usuarios un Canal Ético, que tiene por finalidad prevenir y detectar posibles conductas irregulares, ilícitas o delictivas que tengan lugar en el seno de la empresa.
Este reglamento tiene por objeto regular el Canal Ético de STYLEPACK y se adecua a las previsiones establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en virtud de la cual se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 (en adelante, Ley 2/2023)
Ha sido diseñado atendiendo a las siguientes características y Principios Generales de Funcionamiento:
➢ Confidencialidad: garantiza la confidencialidad de los datos incorporados en las notificaciones, con especial atención a aquellos relativos a la identidad del informante.
➢ Ausencia de represalias: garantiza que no se produzcan represalias o cualquier tipo de consecuencias negativas para el informante, siempre que actúe con buena fe.
➢ Proporcionalidad: todas las notificaciones recibidas son tratadas de forma equivalente, con independencia de quién sea el remitente.
➢ Toma de decisión: las decisiones relativas a cómo instruir una investigación o cuándo desestimar notificaciones son adoptadas de forma trazable (documentada) y pautada.
➢ Plazos: existe un protocolo que garantiza el cumplimiento con los plazos establecidos en la legislación que resulta de aplicación, en función de los diferentes ámbitos de notificación.
➢ Protección de datos: los datos de carácter personal incorporados en las notificaciones son tratados conforme a lo establecido en la legislación.
➢ Derechos de las personas implicadas: existen protocolos que garantizan que los derechos y deberes de las personas implicadas son respetados en todo momento.
Capitulo II. Objeto y ámbito de aplicación
Artículo 1. Objeto
El presente Reglamento tiene por objeto regular y dotar de contenido el CANAL ÉTICO de STYLEPACK estableciendo el procedimiento de comunicación de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo producido en el seno de la organización, así como prever y proteger los derechos y garantías de todos los sujetos intervinientes en el proceso de Comunicación y posterior investigación.
Artículo 2. Ámbito objetivo
A través del presente canal pueden comunicarse cualesquiera acciones u omisiones que constituyan un incumplimiento de nuestro Código Ético, así como aquellas que puedan ser constitutivas de una infracción de la legislación vigente, incluyendo el Derecho de la Unión Europea.
No debe ser utilizado para comunicar situaciones de mero descontento personal o profesional en el trabajo, hechos o actos que no tengan ninguna trascendencia para STYELPACK o aquellos sobre los que no se tenga un indicio mínimamente fundado.
Artículo 3. Ámbito subjetivo
El presente reglamento se aplica a toda persona física o jurídica que mantenga relación con STYLEPACK: empleados propios, autónomos o de ETT; en formación y/o prácticas; candidatos en proceso de selección; antiguos empleados; directivos y socios; o bien, personas físicas o jurídicas externas: clientes, proveedores y/o subcontratistas y su personal.
Capitulo III. Operativa del Canal
Artículo 4. Comunicación
Se podrán presentar comunicaciones por las siguientes vías:
➢ A través del formulario habilitado en su página web corporativa (https://www.stylepack.es) bajo la denominación “Canal Ético”
➢ Por correo electrónico: canaletico@stylepack.es
➢ Por correo postal: Plataforma logística PLAZA, C. Castillo de Capua, 10, Nave 19, (50197 Zaragoza)
➢ Verbalmente: presencial ante el responsable del canal.
La comunicación debe presentarse a través de los medios expuestos en el párrafo anterior, ajustada al formulario que se adjunta como Anexo I y acompañada de todos los medios de prueba que se posean.
Deberá contener una descripción detallada de los hechos sobre los que se informa y la identificación, siempre que sea posible, del responsable de la infracción.
Podrá ser anónima, pero si el informante desea tener conocimiento del procedimiento y su resolución, deberá facilitar un medio de contacto a tal efecto, que será exclusivamente utilizado por el responsable del canal para dicha finalidad.
Artículo 5. Responsable del Canal
El Director de RRHH de la Sociedad será el responsable de la gestión del Canal Ético en la investigación de los hechos comunicados.
El canal es gestionado internamente, por lo que las comunicaciones serán recibidas, investigadas y resueltas por órganos internos de la empresa. De acuerdo con el artículo 32 de la Ley 2/2023, también podrán acceder a la información:
1. El responsable del sistema y a quien lo gestione directamente.
2. El responsable de RRHH o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora o funcionaria.
3. El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos informados.
4. Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
5. El Delegado de Protección de Datos.
Artículo 6. Duración máxima de la tramitación e investigación
La investigación tendrá una duración máxima de tres (3) meses, a contar desde la presentación de la comunicación. No obstante, excepcionalmente, si existieran razones de relevancia que así lo aconsejaran, se podrán acordar sucesivas prórrogas de un mes para su conclusión, con un máximo de tres (3) prórrogas.
Artículo 7. Tramitación: recepción, admisión e inadmisión
La tramitación de la comunicación se llevará a cabo en distintas fases:
i. Recepción, registro y análisis preliminar.
Recibida la Comunicación, se le asignará un código de identificación (CI) y se registrará en el Libro de Informaciones que se creará a tal efecto.
En un plazo no superior a siete (7) días hábiles desde su recepción se acusará recibo, excepto cuando el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones. Si se solicitó reunión presencial, se citará al informante en ese plazo dejando constancia escrita de la reunión.
ii. Trámite de admisión
Realizado este análisis preliminar, el instructor decidirá en un plazo de diez (10) días hábiles desde la fecha de registro de la información:
a) Inadmitirla, en alguno de los siguientes casos:
1. Los hechos carezcan de verosimilitud.
2. Los hechos no sean constitutivos de infracción.
3. Carezca manifiestamente de fundamento.
4. No contenga información nueva y/o significativa sobre infracciones anteriores.
b) Admitirla a trámite, lo que producirá los siguientes efectos
1. Se comunicará al informante.
2. Se remitirá con carácter inmediato al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, en su caso, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
3. Si fuera necesario, el instructor propondrá la adopción de medidas cautelares a fin de proteger al informante y/o evitar la reiteración en el comportamiento irregular. Las medidas siempre deberán estar justificadas, motivadas y ser proporcionales.
4. Se informará de manera particular a las partes interesadas.
Artículo 8. Instrucción: Investigación de los hechos
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
Incluirá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera permitir identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.
Artículo 9. Terminación de las actuaciones
La instrucción del expediente concluirá con la emisión de un Informe de Investigación Interna por parte del Instructor que incluirá una propuesta motivada de Resolución decidiendo sobre la existencia o no del incumplimiento objeto de comunicación y/o la práctica de diligencias complementarias para determinar su existencia o su alcance.
Este informe se compartirá con el Comité de Compliance que deberá deliberar y adoptar la decisión de:
a) Archivar de la Comunicación
b) Remitir al Ministerio Fiscal o Fiscalía Europea si considera que los hechos son constitutivos de delito.
c) Trasladar a la autoridad competente
d) Propuesta de expediente sancionador
El Comité de Compliance estará formado por las siguientes personas:
– Director/a de RSC
– Director/a de RRHH
– Responsable de Unidades de Apoyo
– Asesor/a Jurídico/
Artículo 10. Canales externos de información
Por otro lado, en la Ley de protección del informante se prevé que toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de dicha Ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.
Capitulo IV. Derechos y obligaciones de informante e informado
Artículo 11. Protección al informante
Los informantes y terceros que participen en el procedimiento, siempre que actúen de buena fe, gozarán de la debida protección conforme a la normativa aplicable.
Este canal está debidamente diseñado para que el informante pueda mantener su anonimato con la absoluta garantía de sus derechos. Si libremente optan por facilitar su identidad, la resolución e informe final sobre la información recibida procurará, en la medida de lo posible, no hacer referencia a la identidad de las personas implicadas ni proporcionar datos suficientes para su fácil identificación, con la finalidad de preservar la confidencialidad tanto del procedimiento como de las personas involucradas.
El informante y terceros que actúen de buena fe, también tendrán derecho a la indemnidad con el objetivo de evitar posibles represalias por el hecho de informar de unas prácticas que pudieran resultar ilícitas.
Artículo 12. Protección de las personas afectadas
Asimismo, las personas afectadas por las comunicaciones gozarán de la siguiente protección:
a) Derecho a la presunción de inocencia
b) Derecho de defensa
c) Derecho de acceso al expediente en los términos regulados por la ley
d) La misma protección que los informantes en materia de protección de datos, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
Cuando, tras la oportuna investigación, se constatase que la Comunicación formulada es manifiestamente falsa, temeraria o maliciosa, se considerará una infracción a la buena fe, procediéndose a acordar el archivo motivado del expediente.
Frente a cualquier persona que utilice este Canal Ético para realizar una Comunicación falsa en los términos descritos en el párrafo anterior, se adoptarán las medidas legales oportunas.
Artículo 13. Protección de datos
STYLEPACK ha diseñado este Canal Ético dando cumplimiento a la normativa de Protección de datos; de manera especial al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos y a su normativa de desarrollo.
Los datos personales facilitados a través de este Canal Ético serán tratados por STYLEPACK, SL como responsable de ellos, dando así cumplimiento a las obligaciones legales derivadas de la Ley de Protección de Datos
Dichos datos no serán facilitados a terceros, salvo en los casos en los que sea legalmente obligatorio.
Las personas implicadas pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento u oposición, en los términos legalmente establecidos.
Capitulo V. Publicidad y entrada en vigor
Artículo 14. Publicidad
STYLEPACK se compromete a promover la publicidad de este reglamento del Canal Ético, así como velar por su difusión y por el buen funcionamiento del canal regulado con este Reglamento.
Artículo 15. Entrada en vigor
El presente Reglamento ha sido aprobado por el Órgano de Administración con fecha 31 de octubre de 2023.
Entrará en vigor el día 30 de noviembre de 2023.